Archive : Ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout organisme public ou privé, dans l’exercice de son activité. Archive active ou courante : document créé ou reçu, conservé et utilisé tout au long de l’activité qui l’a généré. Archive définitive ou historique : document dont l’utilité administrative est achevée et que l’on conserve pour des besoins de mémoire.

Archive intermédiaire ou semi-courante : document d’un affaire close, mais qui ne peut être détruit en raison de l’obligation de garder une trace de l’activité pendant une période définie dans un cadre légal.

Archive électronique : archive sur support électronique dont le statut a évolué et est maintenant égal à celui de l’archive imprimée en tant qu’il a la même valeur probante sous réserve qu’on établit son authenticité.

Archive essentielle : document dont la perte ou la destruction serait préjudiciable au fonctionnement normal des services opérationnels.

Calendrier de conservation : Un calendrier de conservation définit quels documents doivent être conservés, détruits (après combien de temps), quel accroissement est prévu. Les durées sont fixées en fonction de la législation, de la valeur administrative et historique.
Cycle de vie du document :

Le cycle de vie d’un document administratif passe par plusieurs étapes :

• Création
• Modification
• Édition
• Approbation
• Publication
• Archivage
• Distribution
• Conservation/Destruction

Un système de gestion de contenu se doit de contrôler toutes les étapes de ce cycle de vie.

Plan de classement : Un plan de classement est un système permettant d’organiser une collection de dossiers afin de les retrouver rapidement. Il doit être élaboré sur mesure pour chaque entité en prenant en considération la structure générale de l’organisme.

Traçabilité : on relève et enregistre tous les changements subits par le document tout au long de son cycle de vie.